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Assistente Administrativa
Bureau Veritas GroupMaputo, MZHá 6 dias
Descrição da vagaDar suporte a equipe técnica na coordenação de actividades, gestão de viagens e acomodação e prestação de contas pós viagem Solicitar cotações para fornecimento de materiais de laboratório de água e materiais de higiene ocupacional Solicitação e controle de processos de compras, criação e emissão de PO´s Preparação de apresentações com indicadores da BU Gestão da logística das amostras de água e higiene ocupacional (envio para os laboratórios, recolha dos materiais dos laboratórios Elaboração de cotações e propostas técnicas e comerciais para fornecimento de serviços Gestão de custos da BU Gestão dos custos operacionais bem como monitoramento das despesas por serviço prestado Fazer o controle dos ASO´s médicos dos membros da equipe da BU e solicitar a realização de exames médicos quando expirados Coordenação administrativa com os clientes aquando da realização de serviços. Criação de oportunidades e actualização das mesmas no sistema Sales Force Gestão do arquivo físico e eletrónico da BU Controle das justificações das despesas de viagem dos colaboradores da BU Deveres contabilísticos básicos envolvendo correspondência de encomenda, entrega e papelada de fatura envio de documentos para o Departamento de Finanças Desempenhar outras funções relacionadas, conforme necessário. Outros deveres. Responsabilidades Ambientais Praticar a colecta selectiva de resíduos nos laboratórios e escritórios Eliminar os resíduos de forma responsável Reportar de imediato todos os incidentes ambientais à Gestão directa ou ao Gestor de SSMA ou logo que razoavelmente possível Utilizar os recursos naturais de forma responsável Participar em todos os exercícios de emergência ambiental Realizar trabalhos com os requisitos específicos do cliente e aderir às regras do cliente (se aplicável) Participar e contribuir para o registo de aspecto e impacto ambiental na BU Compreender, implementar e garantir o cumprimento dos requisitos legais de Meio Ambiente plasmados na legislação Moçambicana aplicáveis a BU. Segurança Conhecer a política e objectivos de segurança da Empresa. Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança da Empresa. Notificar e / ou retificar qualquer prática insegura reconhecida por qualquer pessoa. Identificar e reportar ao Departamento de QHSE os riscos e perigos associados às tarefas executadas ou no ambiente de trabalho Garantir que os equipamentos elétricos portáteis são utilizados e montados de forma a não comprometer a segurança do escritório Garantir que os caminhos e acessos sejam mantidos afastados dos obstáculos que restringem o tráfego Reportar todos os incidentes e acidentes para a gestão imediatamente e o mais breve possível Cuidar da sua própria saúde e segurança enquanto realiza as actividades sob sua responsabilidade Realizar trabalhos com os requisitos específicos do cliente e aderir às regras do cliente (se aplicável) Participar nos treinamentos de segurança, diálogos de saúde e segurança, Inspecções e caminhadas de segurança bem como no treinamento de emergência Participar e contribuir para o registo de riscos e perigos na sua área de actuação Compreender, implementar e garantir o cumprimento dos requisitos legais de Higiene, Saúde e Segurança Ocupacional plasmados na legislação Moçambicana aplicáveis a BU Manter um elevado padrão de limpeza e organização no ambiente de trabalho bem como aplicação de melhores práticas. Número de ordens de trabalho alteradas devido ao erro. Controle de custos do departamento Relatórios de performance da área Assiduidade, limpeza e organização Ambiente de trabalho seguro Bacharelato ou Licenciatura em Administração, Gestão, Finanças, Marketing e áreas afins Avançadas habilidades do MS Office com especial ênfase no MS Excel, Powerpoint, Word e Outlook Experiência em processos de compras, pedidos de cotações, facturação de serviços entre outros Responder aos requisitos a tempo Minimizar a repetição e os erros Cumprimento dos procedimentos de Qualidade, Saúde e Segurança Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita com forte capacidade gramatical Capacidade de comunicar com colegas, técnico sénior de laboratório e clientes Capacidade de operar folhas de cálculo e programas de processamento de palavras a un nível proficiente, incluindo a capacidade de preparar relatório, propostas, políticas e procedimentos Relações públicas eficazes e competências de expressão pública Capacidade de trabalhar sob pressão com fortes capacidadesorganizacionais Imagem profissional forte Compromisso com os Valores Fundamentais da Empresa, Código de Ética e "3 Absolutos" Bom envolvimento com pessoas e habilidades interpessoais Gestão de tempo Ser comunicativo Fiabilidade Assertividade Pensamento analítico Altamente organizado e metódico Capacidade de tomar iniciativa própria
Principais Objetivos da Função
Prestação de Serviços de Suporte Administrativo, Financeiro, Comercial, Logístico e de Recursos Humanos.
Responsabilidades & Deveres
- Deveres da função
Reporte para o Gestor de Meio Ambiente e Higiene Ocupacional
Indicadores de Performance (KPI’s)
Qualificações e Experiências Requeridas
Principais Desafios
Principais Habilidade
Principais Comportamentos e Competências
Criar um alerta de emprego para esta pesquisa
Assistente • Maputo, MZ